Seleziona la tua area d'interesse

04.09.2014 Infografica

Gestione dei rimborsi spese: automazione o manualità?

L’utilizzo di applicativi nelle diverse fasi della gestione dei rimborsi spese rispetto ai processi manuali. I risultati della ricerca della SDA Bocconi sulle prassi nelle aziende italiane

La percentuale di manualità e di utilizzo di documenti cartacei nella gestione dei rimborsi spese è ancora molto alta in Italia: risulta infatti essere superiore del 62% in tutte le fasi del processo, ad eccezione di quella di contabilizzazione, per sua natura meno “manuale” delle altre. È quanto emerge dalla ricerca condotta dalla SDA Bocconi per Edenred su 40 aziende italiane di dimensioni medio grandi.

Il sondaggio evidenzia, in particolare, come siano le fasi di autorizzazione e organizzazione della trasferta quelle più soggette a una gestione off-line, seguite dal processo di controllo e approvazione delle note spese e dalla gestione delle non conformità. Un maggior utilizzo di applicativi dedicati si registra, invece, nella compilazione della nota spese (38% dei casi) e nella chiusura e contabilizzazione (58%).

Introdurre un sistema tecnologico e informativo per automatizzare il processo di gestione delle spese consentirebbe di ridurre i costi di lavorazione delle note spese di almeno il 30-40%, secondo uno studio del Travel Management Institute del 2010, mentre i tempi totali di processamento potrebbero passare da 76 a 35 minuti (GBTA, 2011).

Nell’infografica che segue sono sintetizzati i risultati della ricerca sul grado di utilizzo dei supporti cartacei e degli applicativi per singola fase gestita nel processo di rimborso spese.