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21.05.2014 Come fare per...

I costi di travel e entertainement: come tenerli sotto controllo

Le spese per business travel e entertainment (T&E) sono oggi una delle voci di costo più alte per le società. Contemporaneamente il ruolo del travel manager sta diventando sempre più complesso e necessario. 

In un contesto aziendale sempre più orientato verso obiettivi di cost saving, diventa essenziale trovare un corretto equilibrio tra la riduzione delle spese di viaggio e la necessità di  condurre il proprio business in un marketplace globale.

Come tenere sotto controllo i budget T&E, quando sono sotto crescente pressione?
 
1. Sviluppiamo una policy T&E
Stabiliamo delle linee guida per tutto il personale, così da ridurre il rischio di spese eccessive.
Incoraggiamo i nostri dipendenti a scegliere fornitori preferenziali, attraverso una lista predefinita di tariffe negoziate e utilizziamo gli strumenti di prenotazione online per le transazioni semplici.
 
2. Responsabilizziamo i nostri dipendenti
Sensibilizzate i dipendenti sulle tematiche legate alla corporate social responsibility riguardo all’ambiente e ai viaggi d’affari: diamo la possibilità ai travel manager di confrontare, al momento della prenotazione, le emissioni di anidride carbonica generate dai diversi mezzi di trasporto.

3. Riduciamo il numero di viaggi
Adottiamo una politica che incoraggia i dipendenti a considerare opzioni che non includono trasferte. Questa è l’epoca in cui la tecnologia può sicuramente venirci incontro. L’utilizzo di strumenti di videoconferenza e knowledge sharing, opportunamente integrata nei processi aziendali, consentono di ottenere notevoli riduzioni dei costi, oltre che un’ottimizzazione dei tempi.
 
4. Teniamo sotto controllo l’intera spesa alberghiera
I costi dei pernottamenti, possono essere ridotti se le aziende ricorrono a un hotel program strutturato. Ottimizziamo le negoziazioni con hotel e catene alberghiere e implementiamo una policy che coniuga l’esigenza di risparmio con il comfort e la sicurezza dei viaggiatori.
 
5. Monitoriamo le spese in tempo reale
Troppo spesso, l’azienda si trova di fronte all’approvazione di spese non autorizzate, senza una chiara visione del budget speso. Diamo ai nostri dipendenti la possibilità di creare le relazioni di spesa su smartphone e altri dispositivi mobili in ogni momento e dovunque si trovino. A loro volta i manager potranno visualizzare e approvare le relazioni di spesa dai propri dispositivi mobili, tagliando i tempi, massimizzando le performance e assicurando una risposta rapida.
 
6. Riduciamo i costi mobile
Un viaggio di dieci giorni oltreoceano incide notevolmente sulle spese di roaming. Noleggiare smartphone locali con sim internazionali assicura un risparmio di diversi punti percentuale, rispetto all'utilizzo del numero italiano.
 
7. Distribuite carte prepagate aziendali
Questo strumento consente di tenere sotto controllo i costi: i dipendenti possono spendere solo il denaro che viene caricato nella scheda prepagata, riducendo il rischio di andare oltre budget.