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20.05.2014 Come fare per...

La nota spese senza fatica: come compilarla correttamente

Tutto quello che c’è da sapere per rendicontare le spese di trasferta velocemente e senza stress.

A ogni lavoratore – che sia dipendente, libero professionista o autonomo – può capitare di sostenere nello svolgimento della propria attività spese di cui chiedere il rimborso alla propria azienda o ai committenti del lavoro.
Perché la procedura di rimborso spese non incontri difficoltà, è bene che tutto (vitto, alloggio, spostamenti) sia rendicontato con ordine, secondo una nota spesa stilata in base a precisi criteri.
 
La nota spesa: cos'è e cosa riguarda
La nota spese è il documento che, debitamente compilato, serve per chiedere il rimborso di spese affrontate per svolgere una mansione che ci è stata affidata.
 
L'esempio classico è quello del dipendente che viene mandato in trasferta dalla propria azienda e che può chiedere il rimborso di quanto pagato per vitto e alloggio.
 
All'interno del documento possono essere inserite vari tipi di spese:
  • documentabili (vitto e alloggio, viaggio...);
  • forfettarie (indennità di trasferta). 
Come rendicontare le spese?
È importante che la nota spese sia più precisa possibile.
 
Una serie di dati non può assolutamente mancare:
  • i dati anagrafici del lavoratore (o professionista);
  • il giorno e il luogo in cui è stata effettuata la spesa;
  • l'entità della spesa e la sua natura. 
È poi possibile corredare la domanda con annotazioni varie ed eventuali che servano a motivare la richiesta di rimborso. Fondamentale allegare alla nota spese ricevute e scontrini che comprovino i pagamenti effettuati.
 
A segnalare questa necessità è stata la Cassazione con la sentenza  n.6650 del 24/3/2006 “per provare l’inerenza della spesa non è sufficiente il riconoscimento e la contabilizzazione da parte dell’imprenditore, ma è necessaria un’idonea documentazione di supporto dalla quale possano ricavarsi oltre all’importo anche le ragioni della stessa”.
 
Come funzionano i rimborsi
Sono tre le strade che i datori di lavoro possono seguire per procedere al rimborso: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario e il rimborso in forma mista.
 
Il rimborso a piè di lista è la modalità per cui è previsto che la lista spese sia dettagliata il più possibile. In tale sistema, infatti, al lavoratore vengono rimborsate esattamente tutte le spese sostenute per l'esecuzione del lavoro effettuato fuori dalla sede abituale, a patto che sia fornita una nota  analitica completa di tutti i giustificativi di spesa e che le spese sostenute rientrino nella policy aziendale)
 
La nota spese ha invece importanza diversa nel sistema di rimborso forfettario (che prevede la corresponsione al lavoratore di una cifra fissa di indennità di trasferta giornaliera) e in quello di rimborso in forma mista (quando vitto e alloggio rimborsati vengono rimborsati a piè di lista, ma si ha anche la corresponsione dell'indennità di trasferta).