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16.03.2015 Focus on

L’automazione dei processi Travel & Entertainment

La tecnologia si fa strada nei processi di gestione delle trasferte aziendali. Le rilevazioni di The Aberdeen Group.

Nel tradizionale sondaggio di The Aberdeen Group del 2013, un focus di rilievo è stato quello relativo al ruolo dell’automazione per una migliore gestione delle procedure aziendali.
 
Partendo dal presupposto che ogni passo verso l’automazione dei processi consente a un’azienda di aumentare i livelli di efficienza e di risparmiare denaro, la regola che emerge è che minori sono i costi segnalati dalle aziende per la singola gestione di ogni nota spese, più alto è il grado di automazione raggiunto dalle stesse.
 
Molto dipende ovviamente dalle dimensioni della compagnia, dal numero di dipendenti e dalla tipologia delle note spese, ma la forbice dei costi medi è compresa tra i 5 e i 21 $ per singola fattura.
 
Nel 2006, quando alcune aziende non avevano ancora preso in considerazione l’ipotesi di diventare “touchless”, la Time Warner Cable intravide le possibilità di risparmio e razionalizzazione che avrebbe potuto raggiungere grazie all’automazione dei processi. Larry Wilson, manager della Time Warner Cable, disse che mentre manualmente si potevano processare fino a un massimo di 25 note giornaliere per dipendente, con l’automazione completa questo numero saliva a 600.
 
Fino a 20 anni fa, i processi di gestione delle note spese relative al T&E (Travel&Entertainement) erano elefantiaci, lunghissimi e costosi. Oggi anche le aziende più piccole sono comunque riuscite ad affrancarsi dalla completa dipendenza dalla carta grazie ai moduli Excel che evitano il controllo manuale dei calcoli.
 
In una recente ricerca dell’IOFM (Insitute of Finance and Management), i due terzi delle aziende interpellate hanno dichiarato di avere nei rispettivi modelli di gestione T&E una qualche forma di automazione. Il 58% delle aziende più grandi dichiara invece di aver raggiunto un completo livello di automazione.
 
Confrontando i dati del 2008 con quelli del 2012 di altrettante ricerche condotte sul T&E, The Aberdeen Group rileva come mentre le procedure di controllo dei costi abbiano fatto sostanziali progressi (grazie anche alle innovazioni tecnologiche), le aziende debbano ancora mettere a punto una maggiore compliance e visibilità dei propri processi di gestione del T&E.
 
The Aberdeen Group svela che le imprese con il più alto livello di efficienza raggiunta in questi processi di gestione sono quelle che hanno adottato la cosiddetta tecnologia “end-to-end”, che consente un più alto livello di controllo e visibilità in tutti gli aspetti del processo di gestione dei costi di T&E.
 
Per quelle aziende che non hanno ancora utilizzato questa tecnologia, o che non vogliono/possono utilizzarla, l’organismo americano raccomanda alcune misure, tra cui: uniformare i moduli per le note spese T&E, affiancare alle tecnologie tradizionali quelle più recenti per la mobilità e le relative applicazioni specifiche per il T&E.