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19.06.2014 Focus on

Nota spese: quanto costa la gestione all’azienda?

La gestione delle spese di trasferta, dall’autorizzazione al rimborso al dipendente, è un processo trasversale che coinvolge diverse figure aziendali. Una ricerca della SDA Bocconi ne analizza i costi.

Il processo di gestione dei rimborsi spese, la famigerata “nota spese” croce e delizia di molti, è un processo altamente trasversale in azienda, poiché per sua natura coinvolge molti soggetti con diverse funzioni aziendali e può pertanto riguardare un elevato numero di persone, spesso ben distribuite sia dal punto di vista organizzativo che territoriale.
 
Una ricerca della SDA Bocconi di Milano commissionata da Edenred Italia focalizza tre diversi punti di vista per la definizione di questo processo: l’efficienza, l’efficacia e la flessibilità.
 
La parte più complessa della ricerca è stata quella che ha consentito di calcolare il costo della gestione del processo: l’ipotesi di base è che il costo principale di gestione dei rimborsi spese sia rappresentato dal tempo dedicato dalle diverse risorse coinvolte nello svolgimento delle molteplici attività che compongono il processo stesso.
 
Nel campione analizzato il costo di processo sembra essere particolarmente significativo: è, infatti, pari a circa il 2% del costo del personale. Se a esso si aggiunge il costo delle note spese riconosciute ai dipendenti, pari nel campione analizzato al 6%, complessivamente la gestione dei rimborsi incide sul costo del personale per circa l’8%. Mediamente gestire una "riga nota spese" presenta un costo equivalente pari a circa 21 euro.
 
In particolare, se è vero che tale costo medio è sostenuto dal 44% dei rispondenti, è risultato un costo medio equivalente di circa 3 euro per le aziende più efficienti (25% dei rispondenti) e un costo medio equivalente di circa 38 euro per le aziende meno efficienti (31% dei rispondenti). In alcuni casi, sebbene rarissimi, il costo di gestione di una riga è risultato essere superiore al valore riconosciuto come rimborso al dipendente.
 
La ricerca sottolinea, poi, come la maggiore onerosità per l’azienda sia attribuibile alla fase di compilazione delle note spese. La possibilità di rendere più automatizzata questa specifica fase di processo consentirebbe, secondo i ricercatori della Bocconi, significativi recuperi di costo e probabilmente anche della soddisfazione media degli utenti coinvolti.
 
Certo, il costo delle fasi più operative e, in particolare, delle attività di controllo e approvazione, da un lato, e di chiusura e contabilizzazione dall’altro, è ancora più rilevante: nel loro complesso esse coprono circa il 26% del costo di processo nonostante siano fra le fasi maggiormente standardizzabili.
 
Infine, e questa è a suo modo una sorpresa, l’incidenza della voce “trasfertasi mostra di gran lunga secondaria: la fase tipica di processo, quella che di fatto rappresenta il primo motivo di esistenza della nota spese, copre in realtà solo il 14% del costo di processo, come il controllo e approvazione, mentre il 39% è costituito dalla compilazione della nota, il 12% dalla chiusura e contabilizzazione e solo un 8% del costo è imputabile alla gestione di non conformità.
 
Il 26% delle aziende intervistate dichiara infatti una percentuale di note spese discrepanti tra il 5% e il 10%, il 22% una percentuale tra il 10% e il 15%; a seguire le aziende cosiddette worst performer con anomalie maggiori del 20% e le aziende best performer, con anomalie inferiori al 5%.

Nell'infografica che segue sono sintetizzati i principali risultati emersi dalla ricerca.